EZD i Instrukcja Kancelaryjna
W Akademii Górniczo-Hutniczej prowadzone jest wdrożenie systemu EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), który służy do obsługi korespondencji, prowadzenia spraw oraz zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej.
System EZD RP pozwala:
- Odbierać i wysyłać korespondencję w postaci cyfrowej
- Kompleksowo obsługiwać korespondencję wpływającą i wychodzącą, zarówno zewnętrzną jak i wewnętrzną
- Zakładać i prowadzić sprawy w formie elektronicznej, od początku do końca
- Przekazywać dokumenty, delegować zadania (dekretacja, akceptacja, podpis), automatyzować ścieżki obiegu, obsługiwać procesy
- Współpracować z każdym kto posiada konto w EZD RP - pozawala pracować równolegle nad dokumentami, weryfikować na bieżąco nanoszone zmiany, informować o statusie załatwianej sprawy
- Dodawać dokumenty z dysku i korzystać z szablonów, czyli ujednoliconych wzorów dokumentów wgranych do EZD – unikamy błędów i skracamy czas przygotowania korespondencji i innych dokumentów
- Monitorować przebieg spraw, obieg pism i historię działań - zawsze wiadomo na jakim etapie jest sprawa oraz kto, kiedy i jakie decyzje podjął,
- Kontrolować terminy i odpowiedzialność - system przypomina o zadaniach i ułatwia nadzór nad realizacją spraw.
Dlaczego warto korzystać z EZD RP?
- System zapewnia bezpieczeństwo danych i kontrolę dostępu
- System porządkuje zakładanie i prowadzenie spraw, a w efekcie usprawnia archiwizację dokumentów
- System tworzy automatyczne rejestry, zastępujące rejestry papierowe
- System zapewnia elektronizację obiegu dokumentów, zgodną z przepisami prawa
- System sprawia, że obieg dokumentów jest błyskawiczny, przejrzysty, możliwy do odtworzenia jednym kliknięciem
- System automatycznie weryfikuje statusy wysyłki pism, prawidłowość składanych podpisów, terminowość załatwiania spraw
- System pozwala na intuicyjne wyszukiwanie pism, spraw, dokumentów (zarówno w bieżącej pracy jak i po latach od ich wytworzenia)
- System pozwala generować zestawienia dla celów sprawozdawczych i analitycznych
- System umożliwia elektroniczną archiwizację spraw, zgodną z przepisami prawa.
Bieżące informacje dotyczące pracy w systemie EZD RP, w tym materiały szkoleniowe, instrukcje, aktualności związane z jego wdrożeniem w AGH oraz informacje o prowadzonych szkoleniach dostępne są na stronie:
Witryna wewnętrzna dostępna po zalogowaniu dla pracowników AGH
Aktualności
Zachęcamy do udziału w naszych szkoleniach. Zajrzyj do aktualności, aby zapoznać się z kalendarzem spotkań.
Nowy pracownik w Twoim zespole? Przekaż mu dostęp do informacji o EZD RP
Jeśli w Twojej jednostce rozpoczyna pracę nowy pracownik, uwzględnij informację o systemie EZD RP podczas instruktażu stanowiskowego. W miarę potrzeb zachęcamy również do kierowania nowych pracowników na szkolenia z obsługi systemu. Są one organizowane cyklicznie.
Masz pomysł, jak usprawnić codzienną pracę? Podziel się nim – razem rozwijajmy EZD RP
Zgłoś do Działu Organizacyjnego procesy lub czynności, które chcesz realizować w systemie EZD RP. Twoje doświadczenie i praktyczna wiedza z codziennej pracy są bardzo cenne, pomagają dostosować system do rzeczywistych potrzeb oraz skutecznie rozwijać elektroniczny obieg dokumentów w AGH.